Procedura zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów dla Opieka dla Seniora Sp. z o.o. sp.k. z siedzibą w Opolu nr KRS 0000583519
I. PODSTAWY PRAWNE
Procedurę opracowano na podstawie:
Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE L Nr 305);
ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
II. DEFINICJE
Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:
Zleceniodawca lub Pracodawca – zleceniodawca w rozumieniu art. 734 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (zwanej dalej KC), albo wykonawca dzieła w rozumieniu art. 627 KC lub pracodawca w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanej dalej KP;
Spółka – Opieka dla Seniora Sp. z o.o. sp.k. z siedzibą w Opolu nr KRS 0000583519;
Pełnomocnik ds. naruszeń prawa – osoba odpowiedzialna za przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzenia działań następczych w zakresie nieprawidłowości;
Zespół ds. naruszeń prawa – zespół powoływany po otrzymaniu zgłoszenia sygnalizacyjnego i odpowiedzialny za prowadzenie postępowania dot. zgłoszenia nieprawidłowości (zgłoszenia sygnalizacyjnego). Zasady pracy Zespołu, określa odrębna procedura przyjęta przez niego na pierwszym posiedzeniu;
procedura – niniejszy dokument dotyczący przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń;
anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane
z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia;działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
sygnalista (osoba dokonująca zgłoszenia) – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;
osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana
w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;zgłoszenie sygnalizacyjne – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;
zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy;
zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu;
ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
informacja zwrotna – przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
postępowanie wyjaśniające – to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;
kanał zgłaszania – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
rejestr – rejestr zgłoszeń sygnalizacyjnych zawierający informację dotyczące zgłoszenia oraz przebiegu i rozstrzygnięcia postępowania w sprawie naruszenia praw.
III. ZGŁOSZENIA
1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia prawa wskazane w art. 2 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) oraz w ustawie o ochronie sygnalistów, dotyczące dziedzin:
zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych.
2. Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:
podmiotów powiązanych ze Spółką;
osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Spółki;
pracowników i współpracowników Spółki w związku ze świadczeniem pracy na jego rzecz;
podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej ze Spółką;
pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę ze Spółką;
3. Przez nieprawidłowości należy rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, w szczególności mogące świadczyć o:
podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o których w ust. 2,
niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty wskazane w ust. 2,
niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach podmiotów wymienionych w ust. 2,
nieprawidłowościach w organizacji działalności Spółki, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których działa Spółka
naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w Spółce.
4. Zgodnie z zasadą dobrej wiary, każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
5. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
IV. JAK DOKONAĆ ZGŁOSZENIA
1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez:
dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Spółce, w szczególności: za pomocą poczty elektronicznej na adres r.wollny@opiekadlaseniora.eu przy wykorzystaniu dedykowanego formularza “Zgłoszenie naruszenia prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów”, którego wzór określa załącznik nr 2 do Procedury.
w formie listownej na adres siedziby Spółki, a w celu zachowania pełnej poufności zgłaszającego, zgłoszenia przekazywane w trybie, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 2) Procedury, powinny być wysyłane z dopiskiem na kopercie, np.: „Zgłoszenie naruszenia prawa – do rąk Pełnomocnika. Nie otwierać w sekretariacie”. Korespondencja taka nie podlega rejestracji na zasadach ogólnych obowiązujących w Spółce;
w formie listownej przekazanej bezpośrednio do sekretariatu w zaklejonej kopercie ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej, z dopiskiem na kopercie, np.: „Zgłoszenie naruszenia prawa – do rąk Pełnomocnika. Nie otwierać w sekretariacie”. Korespondencja taka nie podlega rejestracji na zasadach ogólnych obowiązujących w jednostce;
w formie zgłoszenia ustnego: osobiście (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu) lub telefonicznie do Pełnomocnika ds. naruszeń prawa lub członka Zespołu ds. naruszeń wyznaczonego w Spółce. Pracownik, do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono nieprawidłowość dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia nieprawidłowości.
2. Zgłoszenie może mieć charakter:
jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.
1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
datę i miejsce sporządzenia;
dane osoby lub osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy (wskazanie osoby lub jednostki albo komórki organizacyjnej, której dotyczy naruszenie);
opis nieprawidłowości oraz ich daty;
wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;
jakie regulacje wewnętrzne, przepisy prawa lub standardy etyczne według Sygnalisty zostały naruszone;
wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.
2. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
3. Tryb zgłaszania określony Procedurą nie służy do zgłaszania przypadków dotyczących prywatnego życia pracowników Spółki ich konfliktów pracowniczych, jeśli one nie wiążą się bezpośrednio z jej działalnością i nie powodują naruszenia.
4. Wzór karty zgłoszenia, stanowi załącznik do karty informacyjnej zamieszczonej na stronie internetowej Spółki i stanowi załącznik nr 1 do Procedury.
5. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Pełnomocnika, sygnalista może dokonać zgłoszenia bezpośrednio do Zarządu Spółki w formie listownej, z dopiskiem na kopercie „Do rąk własnych Zarząd”.
6. Procedura nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń w formie anonimów.
V. UJAWNIENIE PUBLICZNE
Zgłaszający dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:
dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, następnie zaś w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu Pracodawca, a następnie organ publiczny nie podejmą odpowiednich działań następczych lub nie przekażą zgłaszającemu informacji zwrotnej, lub
dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej.
VI. ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenie wykonuje się bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od wpłynięcia zgłoszenia (lub uzupełnienia informacji pozwalających na jego zakwalifikowanie) chyba, że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
1. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenie wykonuje się bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od wpłynięcia zgłoszenia (lub uzupełnienia informacji pozwalających na jego zakwalifikowanie) chyba, że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. Pełnomocnik lub osoba przez niego upoważniona w przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia:
informują sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia (w przypadku zgłoszeń zakwalifikowanych jako zgłoszenie sygnalizacyjne) lub o pozostawieniu ponowionego zgłoszenia bez rozpatrzenia;
informują nadawcę o skierowaniu sprawy do rozpatrzenia w innym trybie (w przypadku zgłoszeń przekazanych wg właściwości);
mogą poinformować nadawcę o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpatrzenia wraz z podaniem przyczyn (w przypadku pozostałych zgłoszeń).
3. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
VII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA FAŁSZYWE ZGŁOSZENIA
Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa.
W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
W przypadku zgłaszającego, świadczącego dla Spółki usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Spółki związanej z fałszywym zgłoszeniem.
VIII. OCHRONA SYGNALISTY ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH
Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia (wewnętrznego jak i zewnętrznego) również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.
Sygnalistom przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
Sygnaliści dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący zgłoszenia niepoważnego lub zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie, nie podlegają ochronie przewidzianej w tej Procedurze.
IX. DANE OSOBOWE
Przetwarzanie danych osobowych, powinno być dokonywane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej: RODO) oraz dokumentacją w zakresie wdrożonej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych.
Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół ds. naruszeń prawa, który jest zobowiązany do podjęcia działań mających na celu ochronę sygnalisty.
X. KLAUZULA INFORMACYJNA
Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO, informuje się co następuje:
Administratorem Pani(a) danych osobowych jest Spółka z siedzibą wskazaną w Krajowym Rejestrze Sądowym.
W Spółce został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych z którym kontakt jest możliwy pod adresem korespondencyjnym Spółki oraz pod adresem e-mail: r.wollny@opiekadlaseniora.eu .
Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO – obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa – Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa.
Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Administrator zapewnia poufności przetwarzanych danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie uprawnionym podmiotom, jeśli zajdzie taka konieczność w związku z weryfikacją zgłoszenia, w trybie określonym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do:
dostępu do treści swoich danych – korzystając z tego prawa istnieje możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki sposób i w jakim celu są przetwarzane,
prawo ich sprostowania – korzystając z tego prawa można zgłosić do nas konieczność poprawienia niepoprawnych danych lub uzupełnienia danych wynikających z błędu przy zbieraniu czy przetwarzaniu danych,
prawo do ograniczenia przetwarzania – korzystając z tego prawa można złożyć wniosek
o ograniczenie przetwarzania danych, w razie kwestionowania prawidłowość przetwarzanych
danych. W przypadku zasadności wniosku możemy dane jedynie przechowywać,prawo do usunięcia – korzystając z tego prawa można złożyć wniosek o usunięcie danych.
W przypadku zasadności wniosku dokonamy niezwłocznego usunięcia danych. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji, gdy dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi,prawo wniesienia sprzeciwu – korzystając z tego prawa można w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f (prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny). Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec interesów, praw
i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznane zostanie, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
Dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa, a w pozostałym zakresie jest dobrowolne.
Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.